Авансовые отчеты на предприятии

Обычно заполнением авансовых отчетов на предприятиях занимаются подотчетные лица, сдавая в бухгалтерию готовые бланки с прикрепленными к ним первичными документами, хотя возможно и иное.

Что является первичным документом?

Первичные бухгалтерские документы - это товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, талончики на приобретение горюче-смазочных материалов,  билеты на проезд в поездах, самолетах, командировочные удостоверения, то есть все документы, которые подотчетное лицо получает в тех организациях, где он приобретал что-либо.

Поскольку в настоящее время бухгалтерский учет ведется с применением компьютеров, то подотчетные лица  сдают бухгалтеру первичные документы в необработанном виде. Бухгалтер подклеивает и сшивает их,  заносит данные о сданном отчете в бухгалтерскую программу, а затем дает на подпись подотчетному лицу, главному бухгалтеру и руководителю организации.

Срок сдачи авансового отчета

На большинстве предприятий выдача деньги подотчет производится в соответствии с приказом директора фирмы. В соответствии с приказом лицо, получившее деньги из кассы организации, обязано отчитаться за них в определенный срок. Чаще всего на предприятиях устанавливают срок в 1 месяц, по истечении которого подотчетное лицо обязано вернуть в кассу оставшиеся неистраченными деньги.

В этом же приказе указывается, кому и  на какие цели можно выдавать деньги в подотчет. Если такой приказ отсутствует, то налоговая  инспекция вполне обоснованно может посчитать это за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и убрать расходы из себестоимости продукции.

Типичные ошибки в авансовых отчетах

Довольно часто по авансовым отчетам приобретаются канцтовары: бумага, ручки, карандаши, клей и пр. Неопытный бухгалтер посчитает это за мелочь и сразу же списывает на затраты, допустив большую ошибку. Кажется, что это немного, но подобное списание ведет к бесконтрольному расходованию денежных средств предприятия, и завышению себестоимости. Как не хочется делать этого, но при оформлении отчета  приобретаемые  расходные материалы необходимо оприходовать.

Начинающие бухгалтеры при обработке авансовых отчетов часто ошибаются при выделении налога на добавленную стоимость из стоимости билетов. 

Очень спорной является ситуация, когда бухгалтер выделяет НДС из стоимости авиа - и железнодорожных билетов. В этом случае проще приобретать билеты путем оплаты их стоимости с расчетного счета. Тогда у вас будет иметься счет-фактура, а налоговые органы не смогут придраться к НДС, выделенному из стоимости билетов (письмо МФ РФ от 16.05.2005 года за № 03-04-11/112).

Если же билеты приобретены самим сотрудником на свое имя, то выделить НДС вы не сможете, ведь это считается розничной продажей (пункт 6 ст. 168 НК РФ). 

Судебные решения по этому вопросу  принимают то одну, то другую сторону.  Даже, если вы выделите НДС из стоимости проездных документов, будьте готовы отстоять свое мнение перед налоговыми органами.

При покупке  железнодорожных и авиабилетов очень часто помимо обязательного страхования продают еще и полисы добровольного страхования. Указанные расходы можно включить в расходы предприятия как «не принимаемые для целей налогообложения», но проще, поскольку дело это добровольное, не принимать их вообще. Предупредите своих сотрудников, что добровольное страхование  не является необходимостью, и расходы по нему  предприятие не принимает.

Довольно часто водители предприятия приобретают ГСМ за наличный расчет. Даже, если НДС  выделен в чеке на топливо отдельной строкой, принимать его к вычету не стоит. Проблема решается также  неоднозначно,  и скорее всего по этому вопросу вам придется судиться с налоговыми органами, хотя отстоять свои интересы можно (Постановления ФАС ЦО за № А64-3986/09 от 05.08.2010 года, ФАС МО за № КА-А41/7671-11 от 23.08.2011 года). Как и в предыдущем случае, намного проще заключить договор с организацией, занимающейся реализацией ГСМ, и  оплачивать его безналичным путем.

Авансовые отчеты – кропотливый труд бухгалтера. Куча документов и маленькие суммы. Но это деньги предприятия, к которым нужно относиться разумно. Принимая  отчеты подотчетных лиц,  всегда обращайте внимание на такие мелочи, как покупка ГСМ в выходной день или во внерабочее время. Что, ваше предприятие работает круглосуточно? Такие расходы неоправданны, и принимать их  не стоит, поскольку они говорят о возможных обманах и хищениях денег, а, значит, ухудшают финансовое состояние предприятия.